DATENSCHUTZ

Datenschutzerklaerung Onlyfy

Datenschutzerklaerung Onlyfy

IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN IM BEWERBUNGSVERFAHREN
Version 2.5 (Februar 2023)

Informationen zum Datenschutz 
Wir freuen uns, dass Sie sich bei der KLINGELNBERG GmbH bewerben wollen. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.

1. Allgemeines
a) Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne von Art. 26 DSGVO ist:
KLINGELNBERG GmbH
Peterstraße 45
42499 Hückeswagen

New Work SE
Am Strandkai 1
20457 Hamburg

b) Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns per E-Mail unter datenschutz(at)klingelnberg.com

2. Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

3. Welche Daten werden verarbeitet?
3.1. Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:

  • Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft) 
  • Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
  • freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen
  • von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein, Staatsbürgerschaft)
  • die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z.B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten. 

Wir bitten Sie dennoch Angaben, die in die besondere Kategorie personenbezogener Daten fallen, bei der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen zu vermeiden. Daten dieser Art sind für die Bewerbung nicht relevant.

3.2. Im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform werden folgende weitere personenbezogene Daten verarbeitet:
a) Automatisiert erhobene Nutzungsdaten
Beim Zugriff auf die Domain onlyfy.io übermittelt Ihr Internetbrowser aus technischen Gründen automatisiert bestimmte Nutzungsdaten. Diese Informationen werden getrennt von anderen Daten in sogenannten Log-Dateien gespeichert. Dabei werden folgende Informationen von New Work SE erfasst: 

  • Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Zugriffs,
  • Browsertyp/ -version, verwendetes Betriebssystem,
  • URL der zuvor besuchten Webseite,
  • übertragene Datenmenge, anhand der IP-Adresse (Internetprotokoll-Adresse) wird ein GeoIP Lookup gemacht, 
  • Name der abgerufenen Dateien,
  • http-Status-Code (z.B. „Anfrage erfolgreich“),
  • und URL der aufgerufenen Webseite,
  • Zugriffsart (GET, POST).

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des E-Recruiting-Systems anzubieten und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Sie werden von New Work SE über einen Zeitraum von 12 Monaten gespeichert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO.

b) Cookies 
New Work SE setzt Cookies ein. Diese dienen dazu, die Onlinebewerbung nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Die Cookies sind technisch notwendig, um Ihnen diese Webseite zur Verfügung zu stellen. Ohne den Einsatz der Cookies wäre der Betrieb der Webseite nicht möglich. Es gibt daher keine Möglichkeit, dem Einsatz der Cookies zu widersprechen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. 

Die von New Work SE verwendeten Cookies finden Sie in den New Work SE Datenschutzhinweisen unter: https://onlyfy.com/de/datenschutz/

4. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
a) Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses – § 26 BDSG
Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). 

b) Einwilligung – Art. 6 Abs.1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, §26 Abs. 2 BDSG 
Wenn Sie uns gegenüber eine freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten. 

In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung: 

  • Aufnahme in den Bewerberpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren. 

Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie möglichst per E-Mail an datenschutz@klingelnberg.com. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. 

c) Datenverarbeitung aufgrund des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO 
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielsweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtsstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

5. An wen werden Ihre Daten weitergegeben? 
Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung in der EU (Deutschland) und der Schweiz verarbeitet. Entsprechende Garantien, wie der Angemessenheitsbeschluss zwischen der Schweiz und der EU liegen vor. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt. Interne Stellen können Fachbereiche oder Abteilungen oder der Betriebsrat unseres Unternehmens sein. Als externen Dienstleister setzen wir New Work SE ein. Die New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, betreibt das E- Recruiting-System onlyfy one (by XING) unter der Domain *. onlyfy.io (nachfolgend „onlyfy.io“), auf dem Unternehmen Stellenanzeigen schalten sowie Bewerbungen empfangen und verwalten können. New Work SE verarbeitet im Rahmen dieser Tätigkeiten personenbezogene Daten im Sinne einer sogenannten gemeinsamen Verantwortlichkeit, gemäß Art. 26 DSGVO, da die KLINGELNBERG GmbH und New Work SE i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. onlyfy.io ist die zentrale Plattform für unser Bewerbermanagement. Bei der Nutzung unseres Online-Formulars werden Ihre personenbezogenen Daten direkt in onlyfy.io erfasst. Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung können Ihre Daten in das E-Recruiting-System überführt werden.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
(1) Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
(2) Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihre Einwilligung erteilt haben („Bewerberpool“), speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 12 weitere Monate. Bei konkretem Anlass können wir Ihre Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.
(3) Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d.h. Ihre Daten und Ihren Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht.
(4) Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung im Bewerberpool erteilt haben, werden die Daten innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht. 
(5) Sie selbst können Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit löschen bzw. ein Löschbegehren stellen oder die Verarbeitung einschränken lassen. 

7. Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?
(1) Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen. 
(2) Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
(3) Sie haben weiterhin das Recht, nicht einer auf ausschließlich automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine ausschließlich automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.
(4) Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 l.it. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
(5) Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
(6) Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich per E-Mail unter datenschutz@klingelnberg.com wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben bzw. ergreifen werden.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten? 
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

9. Was passiert, wenn Sie Ihre Online-Bewerbung unterbrechen? 
Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden auf der Plattform technisch notwendige Cookies eingesetzt. Während des Bewerbungsprozesses findet eine Datenübertragung an onlyfy.io statt. D.h. von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden in onlyfy.io erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für unser Unternehmen eingeschränkt einsehbar. 

Ihre Daten, die Sie im Rahmen der Online-Bewerbung angegeben haben, können Sie in Ihrem Kandidatenprofil jederzeit einsehen, bearbeiten oder aktualisieren. Sofern Sie in Ihrem Kandidatenprofil keine weiteren Änderungen vornehmen, beispielsweise eine laufende Bewerbung abschließen, eine neue Bewerbung starten oder die Daten einer bestehenden Bewerbung ändern, werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Sie selbst können für Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren stellen. Nach dem das Löschbegehren gestellt wurde, werden Sie über das genaue Löschdatum informiert und Ihre Daten werden nach den festgelegten Bedingungen dieser Datenschutzrichtlinie automatisch gelöscht.

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Telefon: +49 2192 81-336
Telefax: +49 2192 81-549
E-Mail: datenschutz(at)klingelnberg.com